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しかし、領収書を電子データ化し効率的に管理するためには、経費精算システムを利用しなければならず、コストについても考えなければなりません。そのため、大企業では電子データ化が向いている一方、規模の小さい企業では紙の領収書で管理し続けた方が良いという傾向があります。 経理を含めたバックオフィスをit化して、業務の効率化や円滑化を図る動きが活発になっています。とくに経費精算のit化は法制度の面でも整備が進み […] 領収証を電子化すれば書類を破棄しても大丈夫？ 2019.04.08 また、経費精算で使う領収書の部分だけでもよい し、事業所や事業部ごとという単位でも申請が可能となっている。 3．具体的な要件の検討 以下、具体的に想定されるペーパーレス化への取組み場面において、電子帳簿保存法における一定の要件の 証憑書類とは「取引の証拠となる書類（書面）」のことです。例えば、現金を受けとると発行する「領収書」や取引があると交わす「契約書」が該当します。ほかにも「納品書」や「見積書」なども該当します。証憑書類を発行するのは、契約や取引などが口約束ではなく、正式にお互いの同意を確認するためで、その証憑書類をもとに会計伝票を作成します。経理が日常行う仕訳の内容は証憑書類の取引内容によって判断しますので、仕訳のもとになったものすべてと考えるとイメージしやすいです。また … スマホで領収書を撮影して電子化するシステムをご存じですか。スマホで撮影したデータが会社の経費精算で本当に使えるのでしょうか。正しく申請・導入をすれば公的に認められた電子保存が可能になり、手間やコストの削減ができるメリットがあります。 会社の従業員が、接待をしたり、業務上必要な物品を購入したりした際には、従業員が店舗などから領収書をもらい、経費精算を行うのが通常です。しかし、従業員から提出された領収書に印鑑が押されていなかったり、空欄があったりすることがあるかもしれません。 電子化できる領収書は3万円以下だったのに加え、電子データと併せて原則7年の原本保存が必要と定められていたためです。 その後、何度も税制改正による規制緩和が進められ、2015年の改正では3万円という上限がなくなり、すべての領収書を電子化できるようになりました。 電子帳簿保存法による書類の電子化は、経理にとって不可避の話題です。電磁的記録による保存やスキャン保存で国税関係書類を電子させた際のメリット・デメリットをそれぞれ紹介します。 All Right Reserved. 領収書の電子化に対応しているオススメの経費精算システム 6. 領収書の電子化に有効な経費精算システム 4. 経費精算は、経営者や管理職、経理担当者、営業などの一般業務を担う全社員が関わります。企業に勤めていれば必ず関わる経費精算ですが、現代のIT化の波はここにも押し寄せており、大勢の社員が簡単に利用できる経費精算ソフトウェアや経費精算システムが浸透してきています。また、対面での導入支援、操作支援などの有償サービスもあり、状況によって使い分けられます。さらに設定の変更のみで、お客様のご希望どおりの要件を実現できる「拡張性の高さ」も人気です。さて、経費関係書類の電子化について詳しく見ていきます。電子帳簿保存法は制定と施行から数度の改正を経て、その利便性の向上が図られています。例えば経費書類についてスキャナで読み取ったドキュメントを認めたり、スマホなどで撮影した領収書も認めるなど要件の緩和が進んでいます。以下で留意点を見ておきましょう。昨今電子化に対応した経費精算システムが多く出ており、導入に対するハードルが低くなっているのが現状です。今の段階から経理業務の電子化を検討していくことで経営・業務の効率化に繋げていきましょう。「eKeihi」のお問合せはイージーソフトまで、お気軽にご相談ください！併せて制度面でも、企業の経理電子化への対応が進んでいます。特に「電子帳簿保存法」が1998年に制定、施行されて以来、2005、2015、2016年の改正を経て次第に利便性の向上も進められており、電子化のハードルも下がってきています。もっともわずらわしい交通費や出張費の申請は、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを「ネットワーク型ICカードリーダー」にピッとするだけで完了！PCを立ち上げる手間もなく、新しいシステムの使い方を覚える必要もありません。もちろん経理担当者のチェック作業も大幅に軽減できます。今回は、経理の規制、特に「電子帳簿保存法」について解説します。社内で発生する交通費、出張費、会議費、交際費などのさまざまな諸経費。それらの、申請→承認→支払という一連の処理を電子化し、一元管理できるシステムが「eKeihi」です。「eKeihi」は経理知識がなくても使いやすい経費精算システムです。経理になじみがない人でもすぐにわかるような選択肢が並び、支払った金額を入力するだけで、簡単に経費申請ができます。そこで、タイムスタンプの仕組みについて解説します。電子化した経費書類にタイムスタンプを付与する際には、書類のデータから「指紋」にあたる「ハッシュ値」を生成します。電子化を行う企業はこのハッシュ値をタイムスタンプ認証局（ここでは日本データ通信協会）に送付すると、認証局がハッシュ値に認証データを付与して返送します。「eKeihi」は、高セキュリティ・高品質な「クラウドサービス」と、お客様管理のサーバにインストールする「オンプレミス」をご用意しています。経費の精算や税務の電子化が進んでいます。コンピュータやインターネットの普及に伴い、制度面での整備も進んできました。 従来から保存を義務付けら […]もともとは紙の書類として一定期間保存しなければならず、書類の保管スペースの確保や、たくさんの重い書類を運ぶ手間がかかっていました。他方で、電子データでの保存が認められることで省スペース化、省力化を進められ、上手く活用すれば経営・業務の効率化に繋がる制度になってきています。また以前は電子化し保存していてよい領収書などの書類は、3万円未満とされていましたが、最新の状況では上限金額は決まっていません。つまり、金額の多寡に関係なく、経費書類を電子化して保存しておけるのが、現状です。交通費精算にまつわる業務はとても煩雑です。外出や出張が多いビジネスパーソンであれば、月末の申請業務にわずらわされている方も多いでしょう。同様 […]導入に関するサポートは、お電話、メール、FAXの複数窓口をご用意しています。さらに、お問い合わせ履歴をすべて保存しているので、その都度、適切な回答が得られる点も大きな魅力です。タイムスタンプを取得するにあたっては、タイムスタンプ認証局となる一般財団法人日本データ通信協会のものを使用することに施行規則で定められており、こうした点を踏襲しなければなりません。以前は国の設けたスキャナ保存のルールが厳しく、運用側に大きな負担がかかっていました。平成27,28年度の電子帳簿保存法の法改正で規制緩和があり運用にかかる手間が大きく減りました。まず「電子帳簿保存法」について概略を見てみましょう。同法では、従来は国税関係の帳簿の紙の形での保存が一般的だったところを、電磁的記録（データ）での保存が認められました。財務省令でデータで保存する際の要件が決められていますが、今では帳簿の電子化が一般的になりつつあります。ただ、「電子帳簿保存法」が制定、施行されているからといって、あらゆる経費書類を何の制約や条件もなく保存しておいてもいい訳ではありません。経理の電子化にあたっては、税務署の承認を受けた上で、満たしておかなければならない条件もあります。以下でさらに見ていきます。リーズナブルで使いやすい「eKeihi」で、会社の経費精算フローを簡単・便利にしてみませんか？ほかにも、経費書類の電子化にあたって、カラーでの保存しか認められていなかったところを、白黒のデータでも認められるようになったという改正も併せて行われており、利便性も向上しています。タイムスタンプとは、電子化された書類がその時刻に確かに存在していたこと、またその時刻以降に改ざんされていないことを証明するものです。2017年に「電子帳簿保存法」の規制が緩和され、スマホ（スマートフォン）やデジカメで領収書を撮影した画像も税務手続きの申請書類として扱われる […]最新の改正以前は、紙ベースの経費書類を電子化する際には、スキャナ（原稿台と一体となったもの）を用いた電子化を認める形をとっていましたが、現行制度ではスマートフォン（スマホ）のカメラで撮影した写真でも電子化された書類として認められるようになっています。簿記や経費精算の知識があるスタッフによるサポートも手厚く、導入時の「わからない」も速やかに解決します。経理の知識がなくても、簡単に経費精算できる「eKeihi」は、一般の大手企業だけでなく、金融機関、学校、各種団体、特殊法人など、2,200社570,000ユーザーを超える導入実績があります。最近の法改正を経て手軽さが増したことで電子化のハードルが低下したと言えるでしょう。電子帳簿保存法に完全準拠しているので、領収書の電子化も安全に行います。経理担当者の承認後は、金額などの重要項目を完全にロックして改ざんなどを防ぎ、データを確実に保全します。