在宅勤務印刷課題

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在宅勤務には課題もあります。今回は、在宅勤務の課題と、解決方法について解説していきます。本記事を読めば、在宅勤務の課題を理解し、今すぐ対策することができます。こんにちは、@morishin127 です。クックパッドの在宅勤務環境 - クックパッド開発者ブログでも書かれていた通り、クックパッドは2月18日から現在に至るまで全従業員が原則在宅勤務となっています。突然の在宅勤務体制の中でも社員がなるべくいつも通りの生産性を発揮できるように様々な取り組みを行っています。このような… 在宅勤務やモバイルワークで問題になるのが、会社では当たり前にあるプリンタやコピー機などの設備が整っておらず、不便な思いをすることです。今すぐ大量に資料を印刷したいといった要望がある場合、自宅の設備では不十分なこともあるでしょう。テレワークの導入が進む中で明らかになってきた課題は「書類の印刷」多くの企業で推進されているテレワークですが、同時に「こんな場合に困った」という課題が明らかになってきました。そのひとつが“書類の印刷”です。テレワーク環境の多くは、デジタルデータでの対応ができることでしょう。しかし、お客様先やパートナー企業との商談や打ち合わせなど、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の確実な取得などを目指した「働き方改革関連法」は2018年6月29日に国会で成立しました。そして、2019年4月1日から順次施行されています。多くの企業で推進されているテレワークですが、同時に「こんな場合に困った」という課題が明らかになってきました。そのひとつが“書類の印刷”です。テレワーク環境の多くは、デジタルデータでの対応ができることでしょう。しかし、お客様先やパートナー企業との商談や打ち合わせなど、プロジェクターで画面を共有することはできても、いまだに多くのシーンで「紙資料」が必要とされています。「手元でじっくり見ることができる」「複数人で同時に見て、書き込むことができる」紙資料は意外に便利で、今後も完全になくなるということは考えにくいでしょう。紙資料が重宝されるのは、例えば次のようなケースです。IT専門調査会社であるIDC Japanでは働き方改革に関する調査を2019年1月に実施し、1,000社から回答を得ています。その結果を見ると、2018年に残業時間短縮やテレワーク、IT利用などで「働き方改革」を実施している企業は、従業員数1,000人以上の大企業では78.3％、従業員100～999人の中堅中小企業では53.5％、全体では66.7％という回答でした。医師と対話する機会の多いMR職の場合は、関連分野の最新動向や知識、過去の情報、学会の情報など、多くの情報が必要です。このような情報を持ち運ぶとなると大量となることから、タブレット端末の活用が進んでいます。しかし、医師から「その資料もらえる？」と要望があった時に、即座に対応できるように、紙資料も持ち運ぶことも多いようです。人事（HR）領域に関する調査・研究機関であるHR総研は、2019年2月8日～2月15日に「働き方改革実施状況に関するアンケート」を実施しました。それによると、「多様な働き方の実現に向けて、どのような施策を導入しているのか」という設問に対し、「多様な勤務時間の導入（フレックスタイム制、時短勤務、スライド勤務など）」と回答した企業は65％に、「柔軟な勤務制度の導入」と回答した企業は58％にも上りました。法人向けの「CanDay Print for Biz」は、ファイル共有クラウドストレージ「Box」上に保存したデータを、その場でコインチャージすることなくコンビニで便利にプリントできるサービスです。テレワークなどの「働き方改革」を推進している企業にとって最適なサービスだといえるでしょう。働き方改革の趣旨は生産性の向上だけではありません。さまざまな人たちの就業機会を拡大し、意欲・能力を存分に発揮できる環境をつくることで、多様な働き方を実現することも重要なポイントです。しかし、テレワーク環境などオフィスの外で仕事をしている人にとって、商談や打ち合わせの場で必要な紙資料を、どのように準備するかは悩みの種です。PCやUSBメモリーなどで文書のデータを持ち歩いていたとしても、それをどこでプリントアウトするのかが問題となります。また、機密書類を保存したPCやUSBメモリーの持ち出しには、盗難や紛失による情報漏えいなどのセキュリティリスクもあります。CanDayは、コンビニエンスストアのマルチコピー機を活用した、セキュアなデジタルサービスプラットフォームです。国内コンビニエンスストアの94％にあたる約5万店舗で、プリントやスキャン、データ管理など、さまざまなデジタルサービスが利用できます。テレワーカーや外回り／出張中の社員が、簡単かつ安全に印刷を行える点がCanDayの大きなメリットです。また、「働き方改革を導入することで残業時間短縮や生産性向上などの効果があった」と考える企業は約61％でした。この設問に対しての回答は大企業で約60％、中堅中小企業で約62％と、従業員規模による差は見られませんでした。契約の際に押印が必要な書類があります。お客様に記載して判子を押してもらう場合には、紙資料を持参していくことになるでしょう。使用するパソコンやモバイル端末にしっかりとしたセキュリティをかけるなど、情報漏洩しないよう、しっかりと対策をとって注意しましょう。・都市型：営業拠点を企業が多く集まる都心部に設けて営業効率をあげるためのサードプレイスオフィス。テレワークとは、「情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと」です。今すぐ大量に資料を印刷したいといった要望がある場合、自宅の設備では不十分なこともあるでしょう。自宅だとプライベートとの区別をつけにくいという場合は、コワーキングスペースやシェアオフィス、レンタルオフィスなどを利用するとオン・オフの区別がつきやすく、施設にあるコピー機やプリンタ、フリードリンクなどの設備も利用でき、通勤時間や移動時間の短縮をはかることも可能です。シェアオフィスやコワーキングスペースを利用したサードプレイスオフィス勤務の方は、利用施設のプリンタの使用が可能だったり、在宅勤務やモバイルワークの方でも、送った資料をコンビニにてキャッシュレスで印刷できるサービスがあったり、工夫次第で解消できます。外出先から他の場所への移動が多い営業職などの人は、会社へ戻ることなく仕事を進めることができ、無駄な移動をせずにその分顧客との打ち合わせや商談など時間を有効に使うことができるでしょう。テレワークと言えば通勤時間ゼロで在宅ワークができるというイメージがあるかもしれませんが、実はそれだけではありません。どのようなメリットやデメリットがありどのように導入したらいいか、今回はテレワークという働き方から課題、導入方法まで具体的に見てみましょう。テレワークを導入する企業は現在とても増えていて、有事の時だけではなく、普段の勤務形態が変化しています。では、テレワークで仕事をする場合にはどのような点に注意したらいいのか、スムーズに実現させる課題について考えてみましょう。自宅のインターネット環境が整備されていて仕事をすることが可能な人は、通勤に労力と時間をとられることなく自宅で仕事ができるという大きなメリットがあります。子育て中の人や介護で家をあけられない人、都市部への通勤時間が長くて辛い人などに向いている働き方です。テレワークという働き方は課題があるものの、多くのメリットがあります。メリットは働く側と企業側の双方にあり、導入を考える価値は十分にあるといえるでしょう。・地方型：地方での雇用拡大と目的としたサードプレイスオフィス。積極的に誘致をおこなっている地方自治体もあります。・郊外型：主要都市に本社のある会社が郊外にサードプレイスオフィスを設けることで、通勤時間が短縮できます。オフィスにいて、常に誰かが監視できる状況とテレワークでは状況が違います。業務時間内にプライベートをきっちりと時間をわけて働くことができるかどうかは、本人に強い意志があるかどうかにかかっているともいえます。テレワーク（telework）とは、「tele（ギリシャ語）＝遠く、または離れた場所」と「work（英語）＝仕事」を合わせた造語。単純に在宅勤務をすることではなく3つの種類があり、同じように情報通信技術を使った働き方でも区別されています。移動中や顧客先など、場所を選ばずインターネット環境を用いて仕事をするのがモバイルワーク。自宅やオフィスに縛られることなく、どこででも働くことができるというメリットがあります。自宅でも会社でもない場所（コワーキングスペースやレンタルオフィスなど）で働くことをサードプレイスオフィス（またはサテライトオフィス）勤務と言います。大きくわけると3種類あります。また、通勤距離が長い、通勤困難などで採用することができなかった優秀な人材をテレワークで確保することができますし、移動時間の短縮などで効率化もはかることができるので、生産性の向上も期待できます。移動が多いモバイルワークの人は、自分が持っている情報をどこで誰に見られるかわからないため、セキュリティの問題が発生します。サードプレイスオフィス勤務の人も、関係のない第三者に見られるリスクはもちろんあります。同じオフィスで働いていて隣の人に伝達するのとは違い、テレワークは離れた場所にいるので、情報共有がしづらいという問題があります。メールやビデオ会議、チャットなどを利用して情報のやりとりは十分可能ですが、気軽な雑談などのコミュニケーションが減るので、相談しやすい環境が作りづらくなることも。地方や郊外でのサードプレイスオフィスを利用すれば、都心部の本社に籍を置きながら地元や住みたい場所で働くことが可能でしょう。「働くこと」への選択肢が格段に増えますね。仕事とプライベートをわけるために、こまめに連絡を取り合うなどの工夫をするのもいいでしょう。現代ではインターネットの普及により、急激に働き方が多様化しています。今社会人が直面している育児や介護の問題、有事の際にどう働くかという問題解決の糸口が、テレワークになりつつあるのです。