社内パソコン利用規定

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こんにちは。千代田区の社会保険労務士法人アールワンの濵中（はまなか）です。さて、業務のために会社が従業員に「物品を貸与」することがあります。なかでも、パソコンやスマートフォン、電子タブレットなどの電子端末が貸与されることは、もはや一般的で 4．6 ネットワークの利用 4．6．1 社内ネットワークの利用（a.9.1.2）（1）スマートデバイスで社内ネットワークへアクセスする場合、情報セキュリティ担当者の許可を得て、定められた方法で接続しなけ … これらを明確にしておけば、プライバシーの侵害という判断を避けつつ、会社の貸与物が業務遂行に適切に利用されているかを把握しておくことができるはずです。上記のような対応が行われないまま、社員に処分を下すとどうなるのでしょうか？会社が行った解雇が無効になった、次のような裁判例もあります。会社貸与のパソコンを使って、就業時間中に私用メール（20日間で49件）を行なったこと等を理由に、従業員の解雇を行った。会社が貸与した物品を、従業員が私的に利用することが認められないのは当然のことです。しかし、私的利用があったというだけで、すぐに従業員に処分を行なうことができるのでしょうか？この判例は、規定の有無だけで判断された結果ではありませんが、なおさら禁止規定は必須といえます。さて、業務のために会社が従業員に「物品を貸与」することがあります。なかでも、パソコンやスマートフォン、電子タブレットなどの電子端末が貸与されることは、もはや一般的ですね。という旨を定めておく必要があります。また、次のポイントもおさえてください。こんにちは。千代田区の社会保険労務士法人アールワンの濵中（はまなか）です。一方、これらを従業員が私的に利用してしまえば（プライベートのメールや、業務と関係ないサイトへのアクセスなど）、業務効率を低下させるのはもちろん、情報漏えいなどのリスクにもつながるため、会社としてはそれを防がなければいけません。また、「私的利用が行われていないかどうか」を判断するために、端末の使用状況を確認することもあるでしょう。雇用契約上の権限としては、会社は従業員に貸与した端末における「インターネットの閲覧履歴やメールの内容、電子端末内のデータ等」を確認することができます。貸与品の私的利用を無くし、それぞれの職務に専念してもらうためにも、ぜひ一度会社の就業規則を見直してみてください。140社の人事労務をサポートする、東京都千代田区の社会保険労務士法人アールワンが提供。人事労務ご担当者の方の実務に役立つ情報をお届けします。人事労務まわりのご心配ごとがあれば、トラブルとなる前にぜひ一度ご相談ください。 A　１　PC、スマートフォンの私的利用は、刑法上は利益窃盗と評価され、処罰対象ではありません。しかし、労働者は労働契約上、使用者に労務提供の義務を負うところ、就業時間中はその職務に専念する義務を負うので、会社の許可・承認なく業務以外に時間を浪費することは当該義務違反となります。さらに、使用状況の監視・調査については、個人情報の取得になるので、個人情報保護法との関係でも問題になります。具体的には、会社が個人情報取扱事業者に該当する場合、監視や点検によって取得する個人情報の利用目的を、あらかじめ特定して、労働者に公表・通知しなければなりません（個人情報保護法15条、18条1項）。会社は本人の同意なく、取得した情報を特定した目的外に使用したり、第三者に提供したりすることができません（同法16条1項、23条1項）。注意では効果がない場合は、厳しい懲戒処分などを検討することになります。厳しい処分を下すには、客観的な根拠によることが必要となるので、使用状況の調査と記録化を行いましょう。通話、通信の記録については、契約会社への問い合わせで調べる必要があります。スマートフォンのアプリ等の使用については、端末そのものを差し押さえる必要があるので、そのための社内規定もあらかじめ設けておきましょう。３　社員のPC・スマートフォンの使用状況の監視・点検については、就業規則に監視・点検について定めがあるかどうかで可能な範囲が異なります。②外資系広告会社で秘書業務などを行っていた社員が、勤務時間中に1日あたり2通程度の私用メールを送受信したことなどを理由とする解雇が行われた事案では、「社会通念上相当と認められる限度で使用者のパソコン等を利用して私用メールを送受信しても上記職務専念義務に違反するものでない」として解雇が無効とされました（グレイワールドワイド事件・東京地判平15.9.22・労判870-83）。Copyright © 2017 弁護士法人i 本部東大阪法律事務所 All Rights Reserved.したがって、こういった行為について就業規則で懲戒事由として定めていたならば、使用者は当該行為を行った労働者に対して相当な懲戒処分を下すことができます。そのような定めがない場合には、合理的な必要性があり、その手段方法が相当である場合に監視・点検が可能となります。この点については、裁判例として、セクハラ調査のための社内メール閲覧について争われた事案（F社Z事業部電子メール事件・東京地判平13.12.3・労判826-76）、誹謗中傷メール調査のための社内メール点検について争われた事案（日経クイック情報電子メール事件・東京地判平14.2.26・労判825-50）があります。貴殿は、・・・（時期、具体的行為）を行いました。貴殿のこの行為は当社就業規則第〇条第〇項に違反します。今回は本書による警告にとどめますが、今後、貴殿が同様の違反行為を行う場合には、当社は就業規則に従って懲戒処分にいたしますので、十分にご注意ください。あらかじめ監視・点検を行う旨の定めがあるならば、労働者は初めからプライバシーのない通信手段として会社の業務用機器を使用するということになるので、問題が生じた場合だけでなく、日ごろから使用状況の監視・点検をすることができます。４　私的利用がある場合には、まずは当該労働者に私的利用の中止を要請しましょう。中止の要請は上司から口頭で行い、会社が利用料を払い業務の為に社員に使用を許すものであること、私的利用は社員の義務に反することを説明しましょう。口頭の注意で効果がない場合は、文書での送付を行います。①専門学校の教師が、勤務時間中にいわゆる出会い系サイトに投稿し、関連するメールの送受信をしていた事案では、当該教師の行為は、「職責の遂行に専念すべき義務等に著しく反し、その程度も相当に重」く、「著しく軽率かつ不謹慎であるとともに、これにより控訴人学校の品位、体面及び名誉信用を傷つけるものというべきである」として、懲戒解雇も相当とされました（K工業技術専門学校私用メール事件・福岡高判平17.9.14・労判903-68）。なお、近年ではSNSによる会社の情報漏えい、宣伝用アカウントでの不適切な投稿といったSNSをめぐる問題があります。会社のPC、スマートフォン利用のルール策定の機会に、併せてソーシャルメディアポリシーの策定も検討することが望ましいです。２　予防としては、まず社内ルールを策定し、社員に周知しましょう。PCやスマートフォンの利用についてどういう行為を会社は禁止しているか、会社が利用記録を閲覧する可能性があること、懲戒規程を設けていることなど明確に示しましょう。実効性を高めるためには、PC等の起動時にルールが示されるようにするなどの周知徹底の工夫が必要です。

社会人になって初めて耳にすることも多い社内規定ですが、そもそも社内規定とはどのようなものなのでしょう。また、社内規程や就業規則との違いはあるのでしょうか。社会人になったら知っておきたい会社のルール、社内規定について見ていきましょう。世田谷区の坂本直紀社会保険労務士法人です。社労士として人事労務管理（就業規則・賃金管理・人事評価）や社員研修などを行っています。東京、神奈川県等広く活動しています。 2 予防としては、まず社内ルールを策定し、社員に周知しましょう。pcやスマートフォンの利用についてどういう行為を会社は禁止しているか、会社が利用記録を閲覧する可能性があること、懲戒規程を設けていることなど明確に示しましょう。