sharepoint カスタムリストデータシートビュー

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Office365 SharePoint のカスタムリストとは？カスタムリストと言うとカスタマイズするリスト？と直感で思いますよね。実はそれに近い感じです。簡単に言うと Office365 で共有できる Excel シートを作成したもの的に考えるとわかりやすいと思います。注: シートビューは、現時点では、OneDrive、OneDrive for Business、および SharePoint に保存されている Excel 2007 以降のファイルに制限されています。シートビューを含むファイルのローカルコピーを保存する場合、そのファイルが SharePoint に保存され、その環境から開かれるまで、シートビューは使 … 次の画像は、リストにカスタムホバーを追加したものです。 The following image shows a list with a custom hover added to a List: ポイント時 - "状態" 列のメタデータがビューの書式設定で利用可能になります。 On hover - Metadata on the column "Status" is made available in view formatting これは案外、落とし穴です。上記リストの設定で有効になっていても、そのビューが［既定］以外のスタイルに設定されているとクイック編集は利用できません。この「既定スタイル以外であること」は、SharePoint 2013 でビュー周りの問題が発生した際に疑ってみるべきポイントのひとつです。なお、これを逆手にとって、特定のビューだけクイック編集を利用させないようにすることもできます。他のユーザーがファイルを操作している場合は、並べ替えまたはフィルター処理を行うことができます。その場合、その並べ替えまたはフィルターを自分だけに適用するか、またはすべてのユーザーに適用するかをたずねるメッセージが表示されます。これは、シートビューのもう1つのエントリポイントです。シートビューは、Excel のワークシートで、他のユーザーによって中断されることなく、カスタマイズされたビューを作成できる革新的な方法です。たとえば、フィルターを設定して、自分にとって重要なレコードだけを表示し、他のユーザーによるドキュメントの並べ替えやフィルター処理に影響を与えないようにすることができます。同じワークシートに複数のシートビューを設定することもできます。作成したすべてのセルレベルの編集は、使用しているビューに関係なく、ブックと共に自動的に保存されます。シートビューを適用すると、ワークシートのタブ名の横に目のアイコンが表示されます。マウスをポイントすると、アクティブなシートビューの名前が表示されます。シートビュースイッチャーには、作業中のワークシートのビューのみが表示されます。[シートビュー] メニューには、作業中のワークシートのビューのみが表示されます。リモートで作業しているときでも、Teams と Microsoft 365 で連絡を取り合い、生産性を維持します。ワークシート内の他のユーザーと共同作業し、大きなデータセットを表示しているため、突然表が小さくなり、作業を完了できない場合があります。非常に破壊的な方法ですか?特定のビューを表示する準備ができたら、[シートビュースイッチャー] ドロップダウンから選択できます。シートビューを適用すると、ワークシートのタブ名の横に目のアイコンが表示されます。目の上にマウスポインターを置くと、アクティブなシートビューの名前が表示されます。他のユーザーがファイルを操作している場合は、並べ替えまたはフィルター処理を行うことができます。また、自分だけがその並べ替えまたはフィルターを適用するかどうかをたずねられます。これは、シートビューのもう1つのエントリポイントです。デスクトップでは、共同編集を使用しているときに、他の並べ替えやフィルターによって影響を受けることがないように、ドキュメント内のすべてのユーザーがシートビューを使用している場合に便利です。特定のビューを表示する準備ができたら、シートビューメニューから選ぶことができます。 SharePointのカスタムリストとは？基本的な操作方法も徹底解説！ Sharepointとexcelの連携方法！エクスポートやファイル共有で作業効率向上; Sharepoint カスタムリストとは？基礎知識から活用方法までご紹介！ Microsoft SharePointを使ってできること目的の種類の新しいビューを作成する必要があります。ただし、リストまたはライブラリの列と行を簡単に編集したいだけの場合は、[クイック編集] を使用して標準ビューからデータシートビューに一時的に変更することができます。リストアイテムの情報を入力します。アスタリスク (*) が横に表示されている列 (フィールド) にはデータを入力する必要があります。リストアイテムにファイルを添付するには、[編集] タブの [アクション] グループで、[ファイルの添付] を選択し、[参照] をクリックしてファイルを指定します。すべてのアイテムをクリックすると新しく「次のビューとして保存」「現在のビューの編集」「現在のビューの書式設定」が表示されます。この営業日報や経費清算など会社によって書式が違うと思います。この書式も文字型、選択型、数値型、日付型など使って会社に合った書式に作れるようになっています。下図の「タイトル」欄をクリックすると下記のようなメニューが表示されます。下記の「名前変更」をクリックして「タイトル」を「得意先」に変更します。画面左下の「従来の SharePoint の表示に戻す」をクリックした状態にします。本当は、日付としたかったのですが、必ず最初は「タイトル」が表示されます。これは仕様で変更出来ません。この部分は「日付」や「数値」などに変更で出来ません。ですから「タイトル」のように文字を入力するのは「得意先」や「担当者」などに使用します。ここでは「得意先」に変更します。ここで、これらの設定を行う画面を見たいと思います。画面左上の「リスト」をクリックします。「+列の追加」をクリックすると下図のような項目が表示されます。ここで「日付」を選択します。全項目が作成できたら「得意先」と「訪問日付」を入れ替えたり、「内容」を作成し忘れていた分を後で追加したり、又、表示順を思い通りに並べ替えする事も出来ます。これは「全てのアイテム」をクリックして「現在ビュー編集」で行う事が出来ます。次に、その横の「担当別売上」や更に、… をクリックすると、BB が作成しておいた「地区別売上」「得意先売上」などが表示されます。画面右上の歯車マークをクリックして「アプリの追加」をクリックします。「+列の追加」→「通貨」を選択して、名前を「経費」として「保存」をクリックする。罫線が追加され、Excel 感覚にカーソルを好きな場所に移動してデータの編集をまとめて出来る。という事は凄く便利になったと思います。「日付」を選択したら下図のように更に詳細を設定する画面が表示されます。更に、カスタムリストは、部署違いで入力されたデータをフィルターや並べ替え集計などが行え、大きなデータでも効率よく扱えるようになっています。又、Excel 形式でダウンロードも行えますので、今まで一人の人に集中していたデータ入力が社員全員がいつもの日報の延長で入力できるので業務効率を大幅にアップする事が出来ます。是非、チャレンジしてみて下さい。「+列の追加」→「複数行テキスト」を選択して、名前を「上司コメント」として「保存」をクリックする。まず、自分が分かりやすい「ビュー名」を付けます。そして、「表示」する項目にチェックを付けます。その後、「左からの並び順」を設定します。データの「並べ替え」設定を、第一番目に並べ替えたい項目を指定し、昇順、降順を設定します。最後に一番下の「OK」ボタンを忘れないようにして下さい。「フィルター」ここで、項目別にフィルターが掛けられるようになっているのですが、慣れていないため、何かおせっかいみたいで帰って使いづらい気がして、直ぐ「従来モード」にしてしまいます。又、自分としては、「リストの設定」に入る方法が説明に困ったので「従来」分が好きです。でも、新し分に慣れたが良いとは思います。貴社の社外ＩＴ担当者として「生産性の向上」「業務効率のアップ」「経費削減」の活用方法を紹介しています。1番目に作成したビューには使わないと思いますが、「ビュー名：経費5000円以上」などを作成して下記のような設定を行うと経費5000円以上使った人が一目で見れるようになって便利ですよね。こんな使い方に使います。ビューは何個も作れるので非常に便利です。練習用に項目を「日付」「得意先」「開始時間」「担当者」「訪問区分」「内容」「経費」「上司コメント」で作成してみましょう。SharePoint 上にあるエクセルで作成した表を各営業所や、外出している担当者がそれぞれのパソコンでインターネットを使って 1 行単位にデータを追加して登録する。という感じです。営業日報、経費精算、受注や売上データなどの入力に使うと便利だと思います。ここで作成した「営業日報」は項目名が少ないので「次のビューとして保存」を使う必要は無いのですが、項目名が多かったり、会社名と売上額、粗利などを表示したい。や担当別に売上額や粗利などを表示してみたい。など色々と見たい画面があります。これらをビューとして登録するとビューを選択するだけで切り替えてみる事ができます。簡単に言うと Office365 で共有できる Excel シートを作成したもの的に考えるとわかりやすいと思います。カスタムリストと言うとカスタマイズするリスト？と直感で思いますよね。実はそれに近い感じです。「+列の追加」→「1行テキスト」を選択して、名前を「担当者」として「保存」をクリックする。「次のビューとして保存」とは、現在の見方を名前付して保存し、次の見方を設定して下さい。的な機能と考えていいのではと思います。「+列の追加」→「複数行テキスト」を選択して、名前を「内容」として「保存」をクリックする。画面にアプリが表示されます。ここで「カスタムリスト」を選択して下さい。「担当別売上」を選択すると、担当者単位に集計されます。ここで、担当：山下さんとクリックすると、山下さんの明細を表示します。新しいバージョンでも新しく追加されている部分もあります。「Flow」「PowerApps 」これは、別ページに作成していますので、是非、見て下さいね。ここでは「クイック編集」をクリックした画面を紹介します。ここでは、「訪問日付」とわかりやすく名前を変更し、「日付と時間」を選択します。そして、既定値はなしを選びます。ここは皆さんの希望に合わせて選択し「保存」をクリックして下さい。下図のように「訪問日付」の項目が表示されます。「カスタムリスト」で新規に作成した後で、必ず使う項目と思っていてもいいと思います。訪問日付もカレンダーが使えるし、開始時間も選択方式になっています。これは便利ですね。