このオンデマンドのウェビナーは、Asana を使い始めたばかりのチームや個人の方に最適です。プロジェクトやタスクの作成方法、チームへの情報共有の方法など、Asana でのタスク管理の基本をご紹介し …
それから個人的に「毎朝Asana」というメルマガを毎日発行しました。Asanaって日本語マニュアルがないんですよね。それなら自分でわかりやすいものを用意しようと思って。 したがって、複雑性には、ソフトウェアを十分に理解していないためにミスをした人がプロジェクト全体に悪影響を与える可能性があるという危険性があります。時折仕事が少なくなったり多くなったりするのは普通ですが、作業負荷の管理がよくないと従業員の不満につながります。それに、生産性と従業員の定着率が低下するため、会社に多額の費用がかかる恐れがあります。たとえば、あるタスクを別のタスクを「待機中」の見出しをつけることができます。最初のタスクが完了すると、それを待っていた人が通知を受け取り、自分のタスクを続行できます。あなたのチーム全体が同じ事務所で働いているのであれば、物理的なかんばんボードでビジネスを管理できるかどうかを自問してください。そうすると、コミュニケーションは複数のシャネル（電子メール、メッセージングなど）で行われるのではなく、統一されます。それに、探しているものをすばやく見つけることができる強力な検索機能もあります。Asanaにはかんばんシステムに基づいたボード機能があり、Trelloと同様に作業を視覚化できます。かんばんボード（画像出典：Simpaticodesignstudio.com）チームの規模に基づいて、会社に最適なプランを選択するだけです。また、全体像を見るに役立つため、実行する必要のあるタスク間の関係が分かりづらい場合にも理想的です。彼らは2人とも、Facebookのプロジェクト管理の改善との従業員の効率性の向上に取り組んだことがあります。ただし、自動化やPower Upなどのより高度な機能に関しては、無料プランはかなり制限されています。タスクの依存関係機能なしでは複雑なプロジェクトを管理するのが難しいため、この機能は大きな利点です。もちろん、欠点もあります。機能の数が多くて、ソフトウェアの使い方を勉強できるまでに時間がかかります。ただし、ボードはTrelloのコアですが、Asanaでは機能の一つにすぎません。（ご存知かもしれませんが、Asanaはボードを導入したのは2016年でした。）現在、Trelloには利用者が3500万人以あり、プロジェクト管理分野で最も尊敬されている企業の一つです。もう1つの重要な機能は、プロジェクトの一覧計画を作成できるタイムラインです。これは、進行状況を視覚化する手段です。納期は管理しやすくなります。これは、ビジネスを成長させるためにできる限り効率化する必要があるため、重要な機能でしょう。ただし、旅行の計画を始め、パーティーの開催や家の改修など、考えられるすべてのプロジェクトの管理に使用できます。Asanaはすぐに人気のあるプロジェクト管理ツールになりました。しかし、チームはこれで満足せずに、顧客の声に耳を傾けて、最も要求される機能を開発することにより、製品を継続的に改善し続けました。AsanaはJustin Rosenstein とDustin Moskovitzによって2008年に設立されました。MoskovitzはFacebookの共同設立者であり、Rosensteinは元Googleおよび元Facebookエンジニアです。Trelloかもしれません。Asanaかもしれません。3つ目のツールかもしれません。重要なのは、そのツールがあなたとあなたのチームにとって適切であることです。一つのタスクが複数の他のタスクに依存し、複数のタスクが1つのタスクにのみ依存する場合があることに注意してください。一方、Asanaを使用すると、特に複雑なプロジェクトや大規模なチームを管理する必要がある場合に、生活を楽にするさまざまな機能を備えた上品なソフトウェアを入手できます。カードにはコメント機能もあるため、タスクに関連するコミュニケーションはそのカード内で行うことができます。また、無料プランはセキュリティをあまり提供していません。高度な管理者権限を設定したり、ドメイン制限付きの招待を送信したり、メンバーを無効にしたりするには、ビジネスプランまたはエンタープライズプランにアップグレードする必要があります。Disrupt San Fransisco 2011でのTrelloについての発表これは、Asanaの信頼性をさらに高める大胆な行動です。結局のところ、このソフトウェアが15億ドルの会社にとって十分なものであれば、おそらくあなたのビジネスにとっても十分なものでしょう。市場に出回っているすべてのツールには、長所と短所があります。「完璧な」プロジェクト管理ソフトウェアは存在しないでしょう。最高のプロジェクト管理ツールは、本人が作業を追跡するために自然に使用できると感じるツールであると考えればよいでしょう。かんばんシステムは、トヨタ社の製造を改善するために、日本の技術者大野耐一によって開発されました。同じツールを使用して個人のプロジェクトと仕事のプロジェクトの両方を管理できます。素晴らしいことです。かんばんシステムは、Trelloのベースです。作業が進行するにつれ、各カードが左から右に移動し、プロジェクトの進捗管理はとても見やすいです。Trelloの創設者であるJoel Spolskyによると、彼らはこの製品のコードの最初の行を書いたのは2011年1月でした。Trelloはまた多用途です。ビジネスを念頭に置いて開発されたものであるため、最も一般的なユースケースは中小企業のプロジェクト管理でしょう。Fog Creek Softwareが構築したツールでは、企業がデジタルかんばんボードが作成できます。Spolskyによると、この成功の原因は、彼らの製品がよかったという事実です。さらに興味深いのは、各チームメンバーの作業負荷を簡単に管理できるワークロード機能です。Kinstaのニュースレターの次号を1週間以内に転送いたします。通知はデバイス間で同期されるため、未読として表示される通知を何回も読む必要はありません。また、メール通知を受け取った場合は、メールで直接返信できます。Trelloは、プロセスが明確で線形であり、チームメンバーがはやく勉強できるシンプルで直感的なソフトウェアを必要とする小規模企業に最適です。変更があった場合、タイムラインを簡単に調整し、その変更がプロジェクト全体にどのように影響するかを確認できます。ところで、タイムラインにタスクの依存関係を展開することにより、複雑なプロジェクトも簡単に管理できます。Trelloはシンプルで直感的で使いやすいソフトウェアで、使い方は非常に勉強しやすいです。ただし、本当に複雑なプロジェクトになると機能が制限されていることはTrelloの欠点でしょう。初心者向けのアドバイス、高度な戦略など、今日でも実施できる様々な便利な内容を揃えています。もちろん、大規模な組織のかんばんボードは上記よりもはるかに複雑ですが、コンセプトは同様です。これはTrelloでも発生するかもしれませんが、Trelloの方がはるかに簡単なので、発生する可能性ははるかに低くなります。それ以降、Trelloは爆発的に成長し、2015年に利用者の数が1,000万人まで増えました。結局のところ、会社の独特のニーズによります。AsanaとTrelloの両方の無料プランにサインアップし、どちらがあなたに一番適切かを調査した方が良いでしょう。有料のプランは、企業の規模に基づいてその企業のニーズに対応します。Premiumプランは中小企業向け、Businessプランは中規模企業向け、Enterpriseプランは大企業向けです。「機能が多いほど製品が優れている」ことは間違った考え方です。一番便利なソフトウェアは最も簡単な方法で仕事を終わらせるソフトウェアです。ニーズに十分に応える機能を備えている場合は、機能が少ない製品を使用することをお勧めします。ほとんどの中小企業はできますので、特にプロセスが簡単なプロジェクトに取り組んでいる場合は、Trelloを使用することで恩恵を受けるでしょう。TrelloとAsanaの主な違いは、単純さと複雑性でしょう。どちらの方があなたにとって重要ですか？Asanaでは、一般的なプロセスをテンプレート化することもできます。Basic プランは非常に基本的なものです。タスク、リストビュー、ボードビュー、カレンダービュー、期日など、Asanaのコア機能のみが含まれます。このオプションを選択すると、最大15人とのコラボレーションが可能です。Trelloにはさまざまな「Power Up」モジュールがあります。 ボードに機能を追加したり、ソフトウェアをお気に入りのアプリと統合したりできます。Asanaは、創業者のハイテク産業へのコネが強かったためかもしれませんが、立ち上げ前にも注目を集めました。これらのクッキーは、支払いゲートウェイのセキュリティと重要な機能を提供することにより当社の正しくウェブサイトが機能するために必要なものです。したがって、これらのクッキーが常にオンになっていますが、個人識別情報（PII）は含みません。ボードに他のユーザーを何人を招待しても無料です。これはチームが大きい場合には、素晴らしいことです。これは、大規模なチームまたは複数のチームを管理している場合に便利です。部下が多ければ多いほど、作業負荷が少なすぎる部下と作業負荷が多すぎる部下ができる恐れがあります。ただし、チームが大きくてプロジェクトが複雑であれば、Trelloは少し足りないでしょう。もちろん、適切なものを特定できるには、あなたのビジネスの本当のニーズを理解して、それを満たすソフトウェアを選択する必要があります。最も人気のある「Power Up」はたとえば、前述のカレンダーPower Up、Google DrivePower Up」、Slack Power Upなどがあります。ご覧のとおり、UIは2011年のときとほぼ同じですが、すこしきれいになりました。また、Trelloはプライバシーを重視していることにも注意してください。ボードにアクセスできる人を完全に管理できます。Trelloはまた、SSL / HTTPS接続を使用します。Asanaは、複数の複雑なプロジェクトに同時に取り組んでいるチームが多い大規模な組織に最適です。また、カレンダーでタスクを表示できるカレンダー機能もあり、たとえば次のようなスケジュールのぶつかりを見つけることができます。ただし、小規模なチームの場合、このソフトウェアは少しやり過ぎかもしれません。当社は、ウェブサイトの機能の一部に、また訪問者をよりよく理解しより良いユーザーエクスペリエンスを提供するために分析した上でのパーソナライズ広告のためにクッキーを使用します。すべてのクッキーに一括で同意することもできますが、クッキー設定で調整することもできます。Asanaは、複雑なプロジェクトを処理できる一流のプロジェクト管理ツールです。このシステムが非常に成功し、自動車製造業から小売、ソフトウェア、映画など他の産業にまで広がりました。これらのカードは、付箋のデジタル化したバージョンだけではありません。タスクの説明、期日、ラベル、進捗チェックリスト、添付ファイルなどの情報を追加できます。ボード、リスト、またはタスクのカードを作成し、作業の進行に合わせてリスト間で該当のカードを移動することにより、仕事を整理できます。さらに、Trelloでは複数の簡単なプロジェクトは管理できますが、複数の複雑なプロジェクトなら難しいかもしれません。マーケティングクッキーは、広告の対象を特定するのに役立ちます。主にKinstaを訪問したユーザーに広告を表示するのに使用します。有料版ではまた100以上の統合も利用可能です。これらを使用してチームの生産性を大幅に向上させることができます。ポートフォリオ機能を使用すると、すべてのイニシアチブを1か所で簡単に監視できます。これは、複数の主要なプロジェクトを同時に作業しているときに便利です。ポートフォリオ機能ではまた、KPIとその他の重要な情報をリアルタイムで確認して、重大な問題が発生する前に予測することもできます。また、自分の作業の効率性を向上させたい個人の注目も集めました。当時、プロジェクト管理ソフトウェアでかんばんボードを使用することは革命的なアイデアでしたし、その作成も難しい技術的課題でした。たとえば、タスク間の関係が複雑なプロジェクトに関しては、適切なタスクの依存関係機能がないことは大きな欠点です。複雑なプロジェクトまたは複数の複雑なプロジェクトに同時に取り組んでいる大規模なチームまたは複数のチームを管理するために必要な機能がすべて揃っています。ただし、ソフトウェアの使い方を勉強するのに必要な時間投資も考慮する必要があります。Trelloには、アプリ内、メール、ブラウザーやモバイルで通知を送信する通知システムもあります。Trelloを複数のグループで使用する場合は、Trelloチームを使用できます（例えば、家族チーム、友人チーム、会社チームなど）。社外の人は引き続きメールでAsanaの従業員に連絡できますが、社内でのコミュニケーションにはメールが使用されなくなります。Moskovitz曰く、Trelloのシンプルさは、考えられるすべてのプロジェクト（個人のTo Doリスト、仕事のプロジェクト、CRMなど）の管理に使用できるため、素晴らしいことです。一方、ビジネスプロジェクト管理向けに最適化されていません。TrelloとAsana — 使用すべきプロジェクト管理ツールはどっち？チームに新しいツールを紹介するたびに、その使い方を勉強するのに時間がかかるため、使いやすさはポイントです。使いやすさにより、新しいチームメンバーのトレーニングに必要な時間が短縮されます。多くの可動部分があるプロジェクトを管理しなければならないマネージャーにとって特に価値があります。ちなみにTrelloにはカレンダーで期日付きのカードを表示でする「カレンダー」の「Power Up」モジュールがあります。